25.06.2020 - 6.11 Digitalisierung des Sitzungsdienstes

Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen des privaten und öffentlichen Lebens voran.

Somit erscheint es nur folgerichtig diesen ersten Schritt - sowohl in der Verwaltung aber auch in der Ausübung der ehrenamtlichen Tätigkeit - zu machen. Es ist beabsichtigt, die Gemeindevertretungen sukzessive zu digitalisieren.

Die entstandenen Anschaffungskosten werden zudem durch Einsparungen im Sitzungsdienst kompensiert. So ist künftig das Kopieren der Sitzungsunterlagen nebst Anlagen nicht mehr notwendig. Das genaue finanzielle Einsparpotential lässt sich nicht konkret beziffern, jedoch können folgende Effekte erzielt werden:

- Minderung der Papierkosten

- Minderung der Portokosten

- Minderung der Kopierkosten (Geräteverschleiß, Toner, Energiekosten)

- Minderung des zeitlichen Verwaltungsaufwandes (Drucken, Kopieren, Sortieren,

Verpacken, Frankieren)

 

Es findet eine angeregte Diskussion statt. Der Hauptausschuss hatte sich dagegen ausgesprochen. Herr Dippe ist grundsätzlich für eine Digitalisierung, sieht aber hier nur eine Umverlegung der Kosten auf die Gemeindevertreter. Der Betrag von 300,00 Euro ist zu gering, um ein Endgerät mit guter Sicherung zu erwerben.

 

Herr Kuhn erinnert an die Geschäftsordnung der Gemeinde (§ 1, Abs. 4). Darin hat sich die Gemeindevertretung für die Digitalisierung des Sitzungsdienstes bereits 2019 ausgesprochen.

 

Frau von der Aa erläutert nochmals die Kostenersparnis. Es soll keine Papier mehr ausgedruckt werden, sondern jeder Gemeindevertreter kann auf dem Endgerät die Beschlüsse und Anhänge dazu lesen. Es handelt sich um eine webbasierte Anwendung, auf die jeder ohne Probleme zugreifen kann. Über die Höhe des Zuschusses kann jede Gemeinde selbst entscheiden. Durch das Amt Nord-Rügen werden keine Endgeräte kostenlos zur Verfügung gestellt. Der Großteil der GV-Mitglieder spricht sich weiterhin für die Papierform aus

 

Beschluss:

 

Die Gemeindevertretung der Gemeinde Dranske beschließt den Sitzungsdienst für die Gemeindevertretung zu digitalisieren. Hierzu werden jedem Mitglied der Gemeindevertretung ein einmaliger Zuschuss in Höhe von 300 Euro zur eigenständigen Beschaffung entsprechender Technik zur Verfügung gestellt.

 

Wartung, Pflege und ggf. Versicherung obliegt dem Gemeindevertreter. Diese Kosten sind mit der gezahlten Aufwandsentschädigung abgegolten. Reparatur und/oder Nachersatz erfolgt innerhalb der fünfjährigen Wahlperiode nicht.

 

Die notwendigen Mittel sind in den Haushalt der Gemeinde für das Haushaltsjahr 2021 aufzunehmen.

 

Ausgeschlossen ist/sind:

Abstimmungsergebnisse
anwesend	ja	nein	Enthaltung	ausgeschl.*
11	2	6	3	0
* Verfahrensvermerk: Mitwirkungsverbot Aufgrund des § 24 der KV M-V